Análisis del artículo: El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de información, por Jesús Tramullas

En el artículo "El inventario de recursos de información como herramienta de auditoría de información" publicado por el Sr. Jesús Tramullas en la revista El profesional de la información del año 2003, el autor nos hace un recorrido por diferentes aspectos relacionados con la auditoría de la información, y más específicamente con lo relacionado al inventario de los recursos de información. A continuación un análisis de dicho artículo.

Alcance de la auditoría de información

Primeramente el autor hace una diferenciación entre lo que es auditoría de la información (recursos de información explícitos) y auditoría del conocimiento (recursos de información explícitos más fuentes de información tácitos). Es importante indicar que, aunque son dos elementos distintos, a nivel organizacional no se pueden separar y ambos deben caminar de la mano ya que sin información es difícil que se pueda generar conocimiento y viceversa. Actualmente a esto se le conoce como Gestión del Conocimiento. No obstante, el artículo está dirigido a la auditoría de la información únicamente.

Tramullas menciona a varios autores los cuales desde sus punto de vista todos llegan a la misma conclusión en cuanto a lo que busca la auditoría de la información: "...coinciden en la necesidad de llevar a cabo un estudio minucioso tanto de la utilización de la información explícita disponible como de las necesidades de información detectadas, y ambas en el marco de la actividad que desarrolla una organización dada, así como de los objetivos de la misma". Y es que es importante recalcar que no se trata solo de auditorar la información que posee la organización, sinó que igual de importante es conocer sobre la información que no se posee y es necesaria para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. Hay que recalcar en que el autor se refiere a la auditoría como "...un estudio minucioso...", requiriendo el seguimiento de todo un proceso según modelos establecidos para realizarlos, no siendo una tarea que se realiza al azar.

Perspectivas de aplicación

Como nos lo indica el autor del artículo, la aplicación de la auditoría de la información desde los años 80 al presente ha ido evolucionando al igual que lo ha hecho el recurso informacional. En la actualidad las organizaciones utilizan los recursos digitales para su funcionamiento, por lo que la auditoría debe extendeese a ellos.

Aunque como se puede comprobar en la literatura y así nos lo indica Tramullas, los diferentes autores proponen modelos o metodologías propias de auditorías de la información, todos práticamente siguen el mismo camino, sintetisándose según el autor en los siguientes tres pasos:

1. "...debe llevarse a cabo en el marco de una iniciativa de la organización, relacionada con los procesos estratégicos de la misma, con un compromiso firme de estudio y mejora. A su vez debe de incluirse en una política general de gestión de la información y/o del conocimiento, a escala corporativa."
2. "...el núcleo de la auditoría de la información se fundamenta en la obtención, tratamiento y análisis de datos sobre recursos de información, su utilización y su impacto en las actividades de la organización."
3. "...los resultados...se plasman en forma de memoria, informe o recomendación, con diferentes niveles de detalle, que delinea el estado actual de la gestión de información y las acciones para su optimización."

Es importante recalcar que para la realización en las organizaciones de actividades esenciales como la auditoría de la información,  tanto a nivel de dirección como de otros colaboradores, debe existir conciencia de la necesidad e importancia de esta, lo que lleva al compromiso de todos los involucrados para cooperar y realizar los cambios necesarios según los resultados obtenidos.

Al tratarse de un estudio, este lleva elementos como técnicas de captura de datos como formularios, entrevistas, grupos de enfoque, observación de actividades, y otros, tal y como nos lo indica el autor.

Productos de la auditoría de información

La realización de la auditoría de la información lleva a la generación de tres tipos diferentes de documentos, según Tramullas, los cuales son:

1. Memoria o informe: En este se indican los resultados finales del estudio o auditoría de la información. Se indican: "...estado de los recursos de información, de su utilización, de los flujos de información detectados y recomendaciones..."
2. Mapa de información: contiene "...una representación gráfica, bidimensional o tridimensional, de los procesos de actividades desarrollados, con indicación expresa de las personas o grupos de personas que participan de los mismos, así como la utilización que hacen de los recursos de información explícitas... del estado real en un momento dado..."
3. Inventario de información.

Inventario de recursos de información

Para el autor, el inventario de recursos de información es una herramienta indispensable en la auditoría de la información.

Como al principio del artículo, el autor menciona varios tipos de estos inventarios que existen en la literatura. Para una mejor comprensión de estos se resumirán a continuación algunas de estas propuestas aportadas por el autor:

• Burk y Horton (1988): ofrecen varios modelos de plantillas de descripción de recursos y procesos de información denominado IRE (Information Resource entity). A partir de esta desarrollaron la base de datos Infomapper.
• Buchanan y Gibb (1997): modelo de proceso más detallado que podría implementarse sobre un sistema de base de datos.
• Henczel (2001): sigue la propuesta de estructura de base de datos para recursos de información realizada por Buchanan en 1999 y llama al inventario Information resource database. Le añade a la base de datos un sistema relacional de gestión, para crear relaciones entre registros, tareas, objetivos, factores críticos de éxito y unidades de negocio.
• Consultora David Skyrme Association (2002): incoporta en el Inventario de Conocimiento (Knowledge inventory) flujos y usos, personas reponsables, usuarios, y otros.

Referencias bibliográficas

• Tramullas, J. (2003). El inventario de recursos de información como herramienta de la auditoría de la información [versión electrónica] El profesional de la información 12(4), pp. 256-260. Extraído el 19 de setiembre del 2011 de http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2003/julio/1.pdfhttp://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2003/julio/1.pdf

Importancia de la Auditoría de la Información en relación con la Gestión de la Información y el uso de las TICs a nivel organizacional en la actualidad

¿Se han puesto a pensar en algún momento de toda la información que consciente o inconscientemente necesitamos para realizar las diferentes actividades personales del día? Estamos constantemente informándonos del estado del tiempo para decidir que vestuario utilizar, informándonos del horario del bus para no llegar tarde a la universidad o el trabajo, informándonos de lo último que está de moda para conseguirlo, informándonos sobre música o cine, y así podemos seguir hasta conseguir una lista muy grande. Toda esta información por lo general la necesitamos para tomar nuestras decisiones. Esto mismo sucede a nivel de las empresas u organizaciones.

La información en la sociedad actual se ha convertido en un recurso muy importante para la gestión de las organizaciones, no importa si es de servicios o productos, si es grande o pequeña, si su actividad es con fines de lucro o no o si opera a nivel nacional, regional o internacional. Y es así porque la información adecuada y oportuna, tanto la que se genera internamente o se recibe externamente, llega a convertirse en conocimiento necesario para la toma de decisiones, la planificación, para la innovación y para poder ser competitivos, principalmente en esta era de la globalización. Cuanto más se informe más se conoce y será posible ofrecer mejores servicios o productos, así como crear otros según las necesidades de los clientes reales o potenciales. 

Pero no se trata de buscar cualquier información y una vez obtenida leerla y guardarla. Para que se convierta en un recurso valioso es necesario tener en cuenta lo siguiente: primero estar claros del tipo de información que necesitamos, segundo saber dónde localizarla, tercero asegurarse de que las fuentes sean confiables y actualizadas, cuarto almacenarla adecuadamente y por último distribuirla o utilizarla según se requiera. Al respecto Ferrer (2008, p. 482) dice refiriéndose a organizaciones que no son conscientes de la importancia de la información, que: "Las búsquedas se suelen hacer de un modo no estructurado, no sistemático y por personal no especializado. De hecho, cualquiera se siente capacitado para la búsqueda de información...pero pocas personas saben valorar los resultados". El manejo adecuado de la información es lo que se conoce como Gestión de la Información.


Una herramienta que ha contribuido a que la información tome tal relevancia y que además sea de gran ayuda en la Gestión de la Información son las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTICs). Como confirmación de lo anterior, Olivé (s. f.) indica: "No queda duda alguna que ésta también llamada Revolución de la Información asociada a un cambio tecnológico, sin precedentes, permitió que los canales u medios por los cuales se maneja y transfiere actualmente la misma, hayan dinamizado su producción, distribución y uso, favoreciendo su intervención y alcance en los procesos de desarrollo, de manera incuestionable, haciendo posible y potenciando un efecto globalizador". Podemos hacer el siguiente ejercicio para demostrar la importancia que han tenido las NTICs en nuestra sociedad y para la Gestión de la Información y del Conocimiento: pensemos que se atrasa el tiempo algunos años y no existe Internet ni las computadoras; para comunicarse a ciertas distancias hay que utilizar el teléfono, el fax u otras tecnologías más viejitas; las revistas especializadas en tecnologías, investigaciones científicas y otros solo se consiguen impresas; los índices, directorios y otros documentos solo están impresos y así muchas otras cosas; ¿será posible accesar la información con la misma rapidez, actualidad y diversidad con que se hace hoy día? ¿se podría gestionar la información de forma eficiente y eficaz? Para la primera pregunta la respuesta es no.  Para la segunda, se puede pensar que sin las NTICs es posible, pero la eficiencia y la eficacia no sería la misma que la que se logra actualmente. Pero las NTICs van evolucionando, así que además de tenerlas es importante actualizarlas y procurar que mínimo las personas responsables de ellas estén igualmente actualizados en nuevas aplicaciones, hardwares y otros.

Ya sabemos que la información es necesaria en las actividades diarias, que se ha convertido en un recurso importante en las organizaciones y que las NTICs han sido una herramienta indispensable para todo ello. Aparte de lo anterior, hay otro punto importante a considerar: la evaluación de la información y de los procesos informativos de las organizaciones. Me refiero a la Auditoría de la Información. Esta es, según la definición de Soy citada por Retes (s. f.): "Metodología global que permite detectar de forma sistemática el uso, los recursos y los flujos de información dentro de una organización, y determinar qué información es crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos. Identifica necesidades, duplicidades, costos, valor y barreras, que obstaculizan el flujo de información eficientes". Como se puede ver, la importancia de este tipo de auditoría es poder examinar o valorar si la información y todo lo relacionado a ella está de acuerdo a los requerimientos de la organización y a su planeación estratégica. Este tipo de auditoría debe tener la misma importancia que los demás tipos de auditorías que se realizan, por la relevancia que tiene la información para la organización. Para realizarla no es necesario contratar una empresa exterior, sino que puede ser realizada por un encargado interno.

Como conclusión puedo indicar que una información deficiente en una organización no aportará todo el potencial que podría dar si esta fuera la adecuada, así como una información adecuada no aportaría mucho si no existe un adecuado manejo de esta. Por ello las auditorías juegan una gran importancia en la localización de todos aquellos factores que no permitan el desarrollo adecuado de estos dentro de la organización.

Referencias bibliográficas

•  Ferrer, A. (2008). Información en la empresa para innovar y competir. El profesional de información, 15(5), pp.481-486.
• Olivé G., A. (s. f.). Información: un recurso estratégico para las organizaciones. (s. L.)(s. n.)
•  Retes C., A. (s. f.). La auditoría de la información, Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información, Universidad Nacional. Manuscrito no publicado.

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Rita Araya Pereira
Bibliotecaria