¿Se han puesto a pensar en algún momento de toda la información que consciente o inconscientemente necesitamos para realizar las diferentes actividades personales del día? Estamos constantemente informándonos del estado del tiempo para decidir que vestuario utilizar, informándonos del horario del bus para no llegar tarde a la universidad o el trabajo, informándonos de lo último que está de moda para conseguirlo, informándonos sobre música o cine, y así podemos seguir hasta conseguir una lista muy grande. Toda esta información por lo general la necesitamos para tomar nuestras decisiones. Esto mismo sucede a nivel de las empresas u organizaciones.
La información en la sociedad actual se ha convertido en un recurso muy importante para la gestión de las organizaciones, no importa si es de servicios o productos, si es grande o pequeña, si su actividad es con fines de lucro o no o si opera a nivel nacional, regional o internacional. Y es así porque la información adecuada y oportuna, tanto la que se genera internamente o se recibe externamente, llega a convertirse en conocimiento necesario para la toma de decisiones, la planificación, para la innovación y para poder ser competitivos, principalmente en esta era de la globalización. Cuanto más se informe más se conoce y será posible ofrecer mejores servicios o productos, así como crear otros según las necesidades de los clientes reales o potenciales.
Pero no se trata de buscar cualquier información y una vez obtenida leerla y guardarla. Para que se convierta en un recurso valioso es necesario tener en cuenta lo siguiente: primero estar claros del tipo de información que necesitamos, segundo saber dónde localizarla, tercero asegurarse de que las fuentes sean confiables y actualizadas, cuarto almacenarla adecuadamente y por último distribuirla o utilizarla según se requiera. Al respecto Ferrer (2008, p. 482) dice refiriéndose a organizaciones que no son conscientes de la importancia de la información, que: "Las búsquedas se suelen hacer de un modo no estructurado, no sistemático y por personal no especializado. De hecho, cualquiera se siente capacitado para la búsqueda de información...pero pocas personas saben valorar los resultados". El manejo adecuado de la información es lo que se conoce como Gestión de la Información.
Una herramienta que ha contribuido a que la información tome tal relevancia y que además sea de gran ayuda en la Gestión de la Información son las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTICs). Como confirmación de lo anterior, Olivé (s. f.) indica: "No queda duda alguna que ésta también llamada Revolución de la Información asociada a un cambio tecnológico, sin precedentes, permitió que los canales u medios por los cuales se maneja y transfiere actualmente la misma, hayan dinamizado su producción, distribución y uso, favoreciendo su intervención y alcance en los procesos de desarrollo, de manera incuestionable, haciendo posible y potenciando un efecto globalizador". Podemos hacer el siguiente ejercicio para demostrar la importancia que han tenido las NTICs en nuestra sociedad y para la Gestión de la Información y del Conocimiento: pensemos que se atrasa el tiempo algunos años y no existe Internet ni las computadoras; para comunicarse a ciertas distancias hay que utilizar el teléfono, el fax u otras tecnologías más viejitas; las revistas especializadas en tecnologías, investigaciones científicas y otros solo se consiguen impresas; los índices, directorios y otros documentos solo están impresos y así muchas otras cosas; ¿será posible accesar la información con la misma rapidez, actualidad y diversidad con que se hace hoy día? ¿se podría gestionar la información de forma eficiente y eficaz? Para la primera pregunta la respuesta es no. Para la segunda, se puede pensar que sin las NTICs es posible, pero la eficiencia y la eficacia no sería la misma que la que se logra actualmente. Pero las NTICs van evolucionando, así que además de tenerlas es importante actualizarlas y procurar que mínimo las personas responsables de ellas estén igualmente actualizados en nuevas aplicaciones, hardwares y otros.
Una herramienta que ha contribuido a que la información tome tal relevancia y que además sea de gran ayuda en la Gestión de la Información son las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTICs). Como confirmación de lo anterior, Olivé (s. f.) indica: "No queda duda alguna que ésta también llamada Revolución de la Información asociada a un cambio tecnológico, sin precedentes, permitió que los canales u medios por los cuales se maneja y transfiere actualmente la misma, hayan dinamizado su producción, distribución y uso, favoreciendo su intervención y alcance en los procesos de desarrollo, de manera incuestionable, haciendo posible y potenciando un efecto globalizador". Podemos hacer el siguiente ejercicio para demostrar la importancia que han tenido las NTICs en nuestra sociedad y para la Gestión de la Información y del Conocimiento: pensemos que se atrasa el tiempo algunos años y no existe Internet ni las computadoras; para comunicarse a ciertas distancias hay que utilizar el teléfono, el fax u otras tecnologías más viejitas; las revistas especializadas en tecnologías, investigaciones científicas y otros solo se consiguen impresas; los índices, directorios y otros documentos solo están impresos y así muchas otras cosas; ¿será posible accesar la información con la misma rapidez, actualidad y diversidad con que se hace hoy día? ¿se podría gestionar la información de forma eficiente y eficaz? Para la primera pregunta la respuesta es no. Para la segunda, se puede pensar que sin las NTICs es posible, pero la eficiencia y la eficacia no sería la misma que la que se logra actualmente. Pero las NTICs van evolucionando, así que además de tenerlas es importante actualizarlas y procurar que mínimo las personas responsables de ellas estén igualmente actualizados en nuevas aplicaciones, hardwares y otros.
Ya sabemos que la información es necesaria en las actividades diarias, que se ha convertido en un recurso importante en las organizaciones y que las NTICs han sido una herramienta indispensable para todo ello. Aparte de lo anterior, hay otro punto importante a considerar: la evaluación de la información y de los procesos informativos de las organizaciones. Me refiero a la Auditoría de la Información. Esta es, según la definición de Soy citada por Retes (s. f.): "Metodología global que permite detectar de forma sistemática el uso, los recursos y los flujos de información dentro de una organización, y determinar qué información es crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos. Identifica necesidades, duplicidades, costos, valor y barreras, que obstaculizan el flujo de información eficientes". Como se puede ver, la importancia de este tipo de auditoría es poder examinar o valorar si la información y todo lo relacionado a ella está de acuerdo a los requerimientos de la organización y a su planeación estratégica. Este tipo de auditoría debe tener la misma importancia que los demás tipos de auditorías que se realizan, por la relevancia que tiene la información para la organización. Para realizarla no es necesario contratar una empresa exterior, sino que puede ser realizada por un encargado interno.
Como conclusión puedo indicar que una información deficiente en una organización no aportará todo el potencial que podría dar si esta fuera la adecuada, así como una información adecuada no aportaría mucho si no existe un adecuado manejo de esta. Por ello las auditorías juegan una gran importancia en la localización de todos aquellos factores que no permitan el desarrollo adecuado de estos dentro de la organización.
Referencias bibliográficas
- Ferrer, A. (2008). Información en la empresa para innovar y competir. El profesional de información, 15(5), pp.481-486.
- Olivé G., A. (s. f.). Información: un recurso estratégico para las organizaciones. (s. L.)(s. n.)
- Retes C., A. (s. f.). La auditoría de la información, Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información, Universidad Nacional. Manuscrito no publicado.
Compañera que buena su introducción al tema, sobre la evolución que ha tenido la importancia de la información en todo lo que hacemos en nuestras vidas. Además me llamó la atención las analogías retrospectivas que hace y tiene mucha razón, que sería de nosotros hoy en día sin todas la facilidades que nos brinda la tecnología. Por eso las organizaciones deben ser conscientes de la necesidad de la AI para facilitar la toma de decisiones y asegurarse la participación en este mundo tan competitivo.
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